“我们人不多，用 Excel 加群接龙就够了。”这话在小规模下成立，但很少有人算过总账。
手工方式的成本不在工具，在人的时间。它把一次性的采购成本，摊成了每一场活动都要重复支付的人力成本。
把时间摆出来看
一场一百人的活动，用接了龙的方式，大致要做这些事：整理格式乱七八糟的接龙，半小时到一小时；核对有没有重复和退出，半小时；单独收钱并逐一确认，一到两小时；做签到表并打印，半小时；活动当天念名字核对，增加一到两个人手；事后把名单录进 Excel 做统计，一小时。
加起来是四到六个小时，还只是顺利的情况。中途有人改时间、有人退费、有人带家属，全部要返工。
系统能省下的不是那几个小时，是返工和出错带来的连锁反应。
什么时候手工更划算
说句公道话：三十人以内、免费、不需要签到的内部聚会，确实没必要上系统，Excel 更快。
但一旦出现收费、需要签到、需要统计中的任意一项，手工的边际成本就陡增。因为这三件事都有“必须准确”的属性，而人做重复核对，出错只是概率问题。
怎么算这笔账
用活动场次乘上每场四小时，再乘上你的时间成本，跟系统的年费比一比。一年办六场以上，这笔账基本就翻过来了。
嘉云优品（JYUM）在做的就是把这几小时压回去：报名自动汇总、支付自动确认、签到扫码完成、名单随时导出。工具的意义不是让你更忙，是让你把时间花在活动内容上。