活动办完,最容易被拖到不了了之的环节,是对账。
报名收了多少、现场收了多少、该付供应商多少,三笔账各自记在不同地方。拖过一周,细节就再也想不起来了。
先定一个基准
对账的基准只有一个:系统里的报名记录。
报名记录里的应收金额合计,是收入端的分母;到场核销人数,是成本端的分母(餐、物料、座位都按人头算)。两个数都从系统出,不要从不同表格里各取一个。
差异一般出在三处
- 现场补录的人收了费但没录入系统,收入少算。
- 退款处理了但状态没更新,收入多算。
- 一单多人时,成本按人头算,收入按单算,两边口径不同。
第三处最常见,也最容易被忽略。
对账的流程
活动结束后四十八小时内完成,越拖越难。步骤是:导出报名明细、导出核销明细、比对差异、逐条标注原因、确认总额。
差异不需要消灭,需要解释。解释不清的差异才是问题。
账做完再复盘,因为复盘里的很多判断依赖成本数据:人均成本多少、哪个渠道来的人最划算。
嘉云优品(JYUM)支持报名明细与核销明细双向导出,账对不清的活动,办十场也积累不下经验。