办一场活动，收几百条手机号是常事。这些数据怎么存、谁能看、留多久，多数团队没想过。
直到有人在群里发了一张名单截图。一张截图，就足以让一场活动的口碑翻车。
权限要收到岗位级
不是所有工作人员都需要看完整名单。签到岗只需要姓名和票码，不需要手机号；物料岗只需要姓名和尺码；只有活动负责人需要全部字段。
按岗位给最小必要字段，比事后追责有用得多。
导出要留痕
名单导出是最容易失控的环节。谁导出的、什么时候导出的、导出了多少条，都该有记录。
能不开的导出权限就不开。确实需要给合作方名单的，导出前先脱敏：手机号中间四位打码，只留姓名和单位。
留存要有期限
活动结束三个月后，报名数据的使用价值基本归零，但风险一直存在。设一个自动清理期限，比写一份制度更容易落地。
另外，收集时要说明用途。报名页加一行小字，写清这些信息仅用于本次活动通知，用户点提交就是知情同意。这一行字成本很低，作用是划清边界。
内部传阅的习惯
不要把完整名单丢进工作群。需要协作就发带权限的链接，让人在系统里看，而不是把文件发出去。
嘉云优品（JYUM）支持字段级权限和导出记录，名单是资产也是责任，管住出口比管住入口更关键。